Представьте: клиент задерживает оплату уже третий месяц. Менеджер говорит «я им напоминал несколько раз», бухгалтер отвечает «ждём», а руководитель не понимает — с кого конкретно спрашивать и, главное, где поступления на счет. Деньги зависли, нервы на пределе, а процесс стоит.
Это классический пример отсутствия регламента.

Что такое регламент простыми словами
Регламент — это не толстая папка бумаг, которую кладут на полку. Это понятный МАРШРУТ:

• кто за что отвечает;
• когда именно нужно действовать;
• какие шаги следуют один за другим.

Регламент превращает хаотичную «инициативу сотрудников» в предсказуемый процесс.

Чем опасен хаос
Когда регламентов нет:

• сотрудники работают «кто как привык»;
• задачи теряются, потому что каждый кивает на коллегу, тот — на другого, другой — на третьего и далее по кругу;
• руководство тратит время и нервы на выполнение задач, которыми он, по сути, заниматься не должен;
• деньги компании застревают в неоплаченных счетах или уходят на штрафы.

По оценкам экспертов, бизнес без регламентов теряет до 10–15% оборотных средств — просто потому, что процессы не отлажены.

Почему бухгалтерия особенно уязвима
Бухгалтерия — это «кровеносная система» бизнеса. Любой сбой здесь отражается на всём:

• налоговый отчет сдан с ошибкой → штраф;
• счета оплачены с задержкой → испорчены отношения с поставщиками;
• долги клиентов висят месяцами → компания теряет доходность;
• закрытие месяца превращается в аврал → ошибки и выгорание сотрудников.

Регламенты для бухотдела позволяют:

• закрывать периоды на 30% быстрее;
• возвращать на 20–40% больше дебиторки;
• снизить зависимость от «незаменимых» людей;
• сделать работу прозрачной для руководителя.

С регламентами всё иначе
Вернемся к примеру с задержкой оплаты от контрагента. При рабочем регламенте на следующий же день начинается процесс, в котором каждый знает, за что он отвечает и в какие сроки какие действия должен предпринять:

1. Менеджер отправляет напоминание должнику (письмо — по заранее разработанному шаблону, в строго определенное время, например, на следующий день после просрочки).
2. Через 7 дней бухгалтер направляет претензионное письмо (по заранее разработанному шаблону).
3. Еще через 14 дней юрист готовит иск.

РЕЗУЛЬТАТ: компания возвращает деньги быстрее, нервы и время и руководителя, и сотрудников сохранены.

Кстати, наши собственные регламенты содержат пункт, который рекомендуем включать и всем нашим заказчикам: менеджер напоминает контрагенту о наступлении срока платежа за день.

ВАЖНО! Регламенты должны содержать пункт об ответственности сотрудника за его нарушение: то, что невыгодно бизнесу, должно быть невыгодно и его работнику.

Итог
Регламенты — это не бумажная волокита. Это инструмент, который экономит время, сохраняет деньги и снижает риски.
Можно пытаться составить их своими силами, но опыт показывает: без профессионального подхода они чаще всего остаются мёртвыми документами. Настоящий регламент работает каждый день — даже когда ключевой сотрудник в отпуске или увольняется.
Любую работу стоит доверять профессионалам. Особенно если речь идёт о деньгах и безопасности бизнеса.